Se você está saturado de reuniões longas e improdutivas e sente que esses encontros geram um grande desperdício de tempo - e recurso - você, efetivamente, não está só.

Aliás você pode até se certificar do quanto você gasta com esses encontros, usando um aplicativo que calcula o custo estimado de reuniões.  

Um artigo publicado na Harvard Business Review aponta que as reuniões aumentaram em tamanho e frequência nos últimos 50 anos, a ponto de os executivos gastarem em média quase 23 horas por semana nelas.

A pesquisa que embasa o artigo não inclui os encontros espontâneos e ocasionais que escapam ao cronograma. 

 Veja só o que relata a matéria: 

"Nós entrevistamos 182 gestores seniores em uma variedade de indústrias: 65% disseram que as reuniões os impedem de concluir seu próprio trabalho. 71% disseram que as reuniões são improdutivas e ineficientes. 64% disseram que as reuniões ocorrem às custas do pensamento profundo. 62% disseram que as reuniões perdem oportunidades de aproximar a equipe" 

Por outro lado, os autores também reconhecem os benefícios reais desses encontros para promover relacionamentos, colaboração, criatividade e inovação - possibilitados pela troca de informações entre as pessoas.

Nós, da Munzner, estamos convictos disso e reunimos algumas dicas, baseadas no Thinking Environment, para que você não perca a esperança e possa ter reuniões mais produtivas:

1. Tenha clareza sobre os objetivos: Que resultado você busca nessa reunião? 

Abrir uma reunião apresentando ao grupo osresultados esperadosgera foco e engajamento. Isto evita que as pessoas se sintam perdidas ou se dispersem em discussões desnecessárias.

Mais do que listar os tópicos que foram planejados para o encontro, é importante informar o que deve ser gerado ao fim da reunião: uma decisão, uma ação ou apenas ideias.

2. Transforme sua pauta em perguntas 

Sabendo o resultado que se busca, o próximo passo é transformar cada tópico da pauta em uma ou mais perguntas.

Isso dá clareza ao grupo sobre o que se busca com a discussão e direciona o olhar para soluções.

Enviar previamente a pauta aos participantes contribui também para criar objetividade. A mente já começa a buscar respostas quando vê a pergunta - e já chegar na reunião tendo pensado nos assuntos acelera o processo.

3. Crie princípios de atenção e não interrompa 

A escuta atenta é uma das ferramentas mais importantes para criar uma compreensão profunda de ideias e perspectivas discutidas.

Observe como perdemos boa parte da nossa energia e foco em reuniões tentando nos defender de interrupções.

A não interrupção impulsiona a confiança dos presentes para participar e aumenta a produtividade. 

Para que isto seja possível estabeleça este acordo com o grupo, defina um tempo determinado para cada pessoa e faça rodadas de fala – sempre seguindo os tópicos.

No início, o processo pode parecer forçado, mas percebendo os benefícios logo as pessoas se habituam e a prática se torna natural. 

4. Desvende as agendas ocultas 

Quantas vezes você preparou uma pauta para a reunião e de repente surgiram novos temas que tiraram totalmente o foco do objetivo, adiando decisões necessárias?

Para evitar que isto aconteça, é necessário fazer essa checagem na abertura da reunião: 

• Dê as boas-vindas e comunique a intenção da reunião 
• Apresente a pauta e verifique se alguém tem alguma dúvida sobre os tópicos 
•  Estabeleça os princípios de atenção e escuta e peça permissão para intervir sempre que alguém desviar do tópico em pauta 
• Se alguém levantar um tópico que não estava previsto, verifique com o tomador de decisão ou com o grupo: devemos abandonar nossa pauta para dar atenção a esse novo tópico ou podemos "pendurá-lo" no quadro de assuntos posteriores?  
• Ao fim da reunião, lembre-se de dar encaminhamentos a este assunto. 
• Caso seja necessária a mudança de foco, defina uma nova data e os encaminhamentos para abordagem dos assuntos não tratados. 

5. Convide somente as pessoas que necessariamente precisam estar na reunião 

Em um de nossos cursos de Fundamentos do Thinking Environment, um CFO que conduz muitas reuniões reclamou do baixo nível de interesse e engajamento de algumas pessoas e perguntou o que poderia fazer a respeito.

Seguindo as dicas anteriores, é bem possível que o problema de engajamento seja resolvido.

Se ainda assim o problema persistir, a ponto de as pessoas nem lerem o convite com a pauta da reunião, pode ser necessária uma conversa direta com os convidados para reforçar o porquê da necessidade de contribuição ativa dessa pessoa, e comunicar claramente o que se espera dela.  

Você pode também contratar o Curso Prático Transformando Reuniões para sua empresa.

Esperamos que o conteúdo seja útil e que suas reuniões sejam sempre mais produtivas!